Одна из самых популярных профессий на украинском рынке труда – это секретарь. В наше время ни одна фирма не обходится без секретаря или, как его еще называют, офис-менеджера, потому как секретарь – это первый помощник руководителя. Это сотрудник, который владеет всей оперативной информацией и находится в курсе любых текущих дел фирмы.
Вы ошибаетесь, если думаете что секретарь – это «девочка на побегушках», готовящая кофе руководителю и отвечающая на телефонные звонки. Сегодня секретарь – это не просто «лицо фирмы», сегодня секретаря сравнивают с правой рукой руководителя, сегодня секретарь – это сотрудник, регулирующий многие производственные процессы, а также принимающий непосредственное участие в деятельности руководства и всего коллектива, поэтому устроиться на работу секретарем не очень то и легко.
Во многом от успешной работы именно секретаря зависит функционирование фирмы, поэтому в Украине в последнее время очень вырос спрос на квалифицированных секретарей. За последнюю неделю в одном только Донецке размещено 155 вакансий на эту должность.
Профессия секретаря имеет несколько специализаций: секретарь-референт, секретарь-делопроизводитель, офис-менеджер или офис-секретарь, секретарь-переводчик, но в основном обязанности секретаря таковы:
- обеспечить рабочий покой шефа;
- организовать правильный прием посетителей;
- грамотно и вовремя отвечать на телефонные звонки и электронную почту;
- контакты с персоналом фирмы, а также забота о ее клиентах и деловых партнерах. (Ведение базы личных мобильных и домашних телефонов сотрудников их жени даже детей (Секретарь должен уметь найти сотрудников фирмы в любое время дня и ночи!), даты рождения, организация поздравлений ко дню рождения и другим праздникам, покупки подарков и другое.);
- организация встреч и деловых переговоров руководителя, подготовка к командировкам (бронирование места проживания, заказ и выкуп билетов т. д.);
- контроль выполнения поручений руководства;
- планирование рабочего времени руководителя;
- организация совещаний;
- контроль жизнедеятельности офиса;
- поиск и обработка необходимой информации для руководителя (грамотно организовать работу по поиску информации должен уметь каждый секретарь);
- в некоторых небольших компаниях секретарю поручают даже некоторые бухгалтерские операции.
Квалифицированный и грамотный секретарь должен обязательно уметь самостоятельно принимать решения, достойно представлять своего руководителя, давать указания сотрудникам в его отсутствие. Этот человек обязательно должен иметь «быстрый» ум, знать правила проведения деловой беседы, а также основы профессиональной этики, а также должен быть 100% эмоционально устойчив.
Должность секретаря на украинском рынке труда является вполне востребованной и перспективной с точки зрения карьерного роста. Для многих эта работа является первой ступенькой в карьерной лестнице, поэтому не стоит ее недооценивать.
